۷ عنصر عملکردی فناوری اطلاعات نیازمند بازآفرینی

به گزارش فناوری برتر دیجیتال به نقل از مهر، راحله حزب‌الهی کارشناس ارشد برنامه‌ریزی و تحلیل سیستم‌های اقتصادی این پژوهشگاه در گزارشی ۷ عنصر برای دستیابی به بهبود عملکرد فناوری اطلاعات و سازگار شدن آن با دنیای جدید دیجیتال را معرفی کرده است.

در این گزارش آمده است: امروزه بسیاری از شرکت‌های سنتی به دنبال دیجیتالی‌سازی و ایجاد عملکردی قوی در این زمینه هستند. تجربیات و تحقیقات نشان داده است که راه‌حل‌ها و رفع مشکلات کوتاه مدت به‌تنهایی در این زمینه کافی نبوده و این شرکت‌ها باید عملکردهای فناوری اطلاعات خود را کاملاً تغییر دهند.

ارتباطات و اتصالات بیشتر مصرف‌کنندگان با یکدیگر، فرآیندهای خودکار و تجزیه و تحلیل‌های پیشرفته تقاضاهای بی‌سابقه‌ای را برای عملکرد هرچه بیشتر و قوی‌تر فناوری اطلاعات ایجاد کرده است. بنابراین بسیاری از شرکت‌ها با مشکل تأمین این افزایش تقاضا روبرو هستند و همواره در تلاشند با افزودن عناصر قطعه قطعه‌ای و به‌طور تدریجی مطالبات جدید را تأمین کنند.

با این حال، آنچه واقعاً مورد نیاز است، بازآفرینی کامل فناوری اطلاعات است که می‌تواند به افزایش قدرت رقابتی کمک کند و حتی یک مزیت راهبردی جدید نیز ایجاد کند. اجرای این بازآفرینی آسان نیست و نیاز به ایجاد تغییرات گسترده‌ای به خصوص در زیرساخت‌ها دارد و انجام آن چندین سال طول می‌کشد.

اما خوشبختانه شرکت‌ها می‌توانند رویکردی را ارائه دهند که نتایج را به‌طور سریع‌تری نشان دهد. این رویکرد با تمرکز بر دو حوزه ارزشمند کسب و کار مانند مدیریت وب و مدیریت ارتباط با مشتری، سبب ایجاد تحولات سریع و مدرن در عملکرد فناوری اطلاعات می‌شود. تحولات موفقیت‌آمیز از ایجاد انفصال بین عملکردهای قدیمی فناوری اطلاعات جلوگیری می‌کند و به عنوان یکی از اولویت‌های اصلی توسط مدیرعامل و رهبران تجاری، اداره می‌شود.

دیجیتالی‌سازی باعث تغییر در عملکرد فناوری اطلاعات می‌شود

دیجیتالی‌سازی از سه طریق اصلی باعث تغییر در عملکرد فناوری اطلاعات می‌شود. اول اینکه دیجیتالی‌سازی به فناوری‌های روزافزونی نیاز دارد. به عنوان مثال سیستم پیشنهاددهنده نت‌فلیکس داده‌های ترابایت را تجزیه و تحلیل می‌کند تا بتواند حداقل ۷۰ درصد به مشتریان انتخاب‌های درستی را پیشنهاد کند. همچنین سیستم جستجوی اختصاصی و ذخیره‌سازی بوکینگ این امکان را فراهم کرده تا با جستجوی بیش از ۴۵۰ هزار املاک و اقامتگاه برای مصرف‌کنندگان، به بزرگترین سایت هتل‌یابی در جهان تبدیل شود؛ این روزها حتی زنجیره‌های تأمین و فروش قهوه نیز در حال معرفی و تشکیل برنامه‌های پیچیده پرداخت در تلفن‌های همراه هستند.

دوم اینکه، درحالی‌که قبلاً کارایی، مهمترین معیار عملکرد فناوری اطلاعات برای بسیاری از شرکت‌ها بود امروزه آیتم‌های دیگر نیز از ‎جمله زمان ورود نوآوری‌ها به بازار به دلیل اینکه مشاغل از لحاظ سرعت ایجاد ابتکارات دیجیتالی و ارائه خدمات به مصرف‌کنندگان با یکدیگر رقابت می‌کنند، بسیار حیاتی و مهم است.

همچنین در دنیای دیجیتالی که در آن برخلاف دنیای فیزیکی هیچ کار دستی وجود ندارد، قابلیت اطمینان از اهمیت بالایی برخوردار است و با توجه به اینکه این روزها انجام عملیات گسترده‌تر به‌صورت آنلاین، احتمال ایجاد آسیب‌پذیری‌ها و خسارات جدید را بیشتر کرده است، ایجاد امنیت نیز امری بسیار ضروری است.

در گذشته بعد از کارایی به‌ترتیب کیفیت، قابلیت اطمینان، امنیت و زمان جز اولویت‌های شرکت‌ها در مورد عملکرد فناوری اطلاعات و ارتباطات بود. اما امروزه تمامی این آیتم‌ها به یک میزان اهمیت دارد و نمی‌توان آنها را اولویت‌بندی کرد. سوم، دیجیتالی‌شدن به این معنی است که فناوری اطلاعات باید بیشتر از قبل از لحاظ میزان تعامل و نظارت در تجارت تقویت شود زیرا ارزش این فناوری برای شرکت‌ها بسیار بیشتر از قبل است و ۴۰ درصد از درآمدها و گاهی اوقات بقای یک شرکت و کسب و کار به این فناوری بستگی دارد.

۷ عنصر عملکردی فناوری اطلاعات که نیاز به بازآفرینی دارد

فناوری اطلاعات و ارتباطات در مقایسه با بسیاری از متصدیان صنعت، نقش بیشتری در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و نوآورانه دارد و همچنین سهم بیشتری از سرمایه‌گذاری را به خود اختصاص داده و استعدادهای بهتری را به خدمت می‌گیرد. اختراع مجدد یا بازآفرینی عملکرد فناوری اطلاعات در جهت دیجیتالی‌سازی، می‌تواند یک مزیت رقابتی جدید را برای شرکت‌ها فراهم کند.

در اینجا سعی شده است تا ۷ عنصر مهم برای دستیابی به بهبود عملکرد فناوری اطلاعات و سازگار شدن آن با دنیای جدید دیجیتال، شناسایی و معرفی شود.

۱- رهبری تجاری شفاف و اصلی در زمینه دیجیتال

به‌منظور دستیابی به ارزش واقعی دیجیتال، اولویت‌ها باید کاملاً واضح و شفاف باشند و با توجه به اینکه دارایی‌های فناوری اطلاعات مانند داده‌های مشتری و سیستم‌عامل‌های وب اغلب در ابتدا به‌صورت مرکزی ایجاد می‌شوند و سپس در بازارها و واحدهای تجاری به اشتراک گذاشته می‌شوند، توافق‌نامه‌های مرکزی در این زمینه از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. ایجاد یک مرکز رهبری دیجیتالی که یک استراتژی مبتنی بر واقعیت را ایجاد و هدایت و همچنین اولویت‌های رقابتی را در حوزه‌های مختلف تجاری مشخص کند برای شرکت‌های فاقد تجربه اهمیت زیادی دارد.

۲- نخبگان و استعدادهای برتر فناوری اطلاعات

بازآفرینی فناوری اطلاعات مستلزم ظهور استعدادهای جدید برای ایجاد شیوه‌های پیشرو است. یک شکایت رایج در بین شرکت‌های سنتی این است که استعدادهای برتر اکثراً جذب شرکت‌های نوپا می‌شوند. این مسئله ممکن است درست باشد اما به این معنی نیست که متصدیان قدرت توان ارائه یک پیشنهاد قوی برای جذب استعدادها و ایجاد رقابت مؤثر را ندارند. به عنوان مثال، یک خرده‌فروشی جهانی، یک مرکز توسعه مارک تجاری در دره سیلیکون افتتاح کرد و برای نشان دادن تعهد و نگرش جدید خود، شرکت‌های نوپا را خریداری کرد.

۳- ترتیبات لازم برای تغییر سریع در مقیاس نیروی کار

متصدیان باید بتوانند علاوه بر استخدام استعدادها، میزان یا مقیاس نیروی کار را نیز جهت تأمین تقاضای غیرقابل پیش‌بینی، افزایش دهند. این امر معمولاً مستلزم ایجاد تغییر در قراردادهای فروشندگان است تا در صورت لزوم گزینه‌هایی برای افزایش ظرفیت اضافی نیروی کار بدون فرآیندهای مناقصه‌ای طولانی‌مدت فراهم شود. همچنین می‌توان توافق‌هایی با فروشندگان ویژه که می‌توانند مهارت‌های تخصصی بیشتری ارائه دهند نیز در این زمینه صورت داد.

۴- توسعه و انتشار سریع

ارائه سریع محصولات نهایی با کیفیت بالا به روش‌های جدیدی از جمله توسعه و انتشار سریع، آزمایش و استقرار خودکار و یادگیری تغییرات ایجاد شده نیاز دارد. اما اغلب چگونگی ترغیب تجارت به اتخاذ این روش‌ها یک چالش اساسی است و به راحتی امکان‌پذیر نیست.

۵- نوآوری سریع با پشتیبانی از خدمات پایدار

تأمین سریع تقاضای غیرقابل پیش‌بینی به چندین فعال‌کننده در زمینه ایجاد تغییر در معماری و عملکرد فناوری اطلاعات متکی است. بدین منظور ابتدا خدمات پایدار و متناسب با هدف ایجاد می‌شوند و سپس به عنوان عناصر سازنده مورد استفاده قرار می‌گیرند (به عنوان مثال قیمت‌گذاری و داده‌های مربوط به مشتری). دوم اینکه فناوری اطلاعات این عناصر سازنده را به‌گونه‌ای که بتوان از آنها استفاده کرد، ترکیب می‌کند و سپس از طریق یک وب‌سایت گسترده و سیستم عامل مستقر در موبایل، نوآوری‌های موفق را به سرعت در همه دستگاه‌ها، بازارها و مارک‌های تجاری گسترش می‌دهد.

۶- زیرساخت مقیاس‌پذیر مبتنی بر ابر

بازاریابی سریع و تأمین تقاضای بیشتر مصرف‌کننده، نیاز به عملیات زیرساختی مبتنی بر ابر دارد.

۷- داده‌های یکپارچه با کیفیت بالا

فناوری‌های پیچیده مانند سیستم‌های پیشنهادی، به داده‌های با کیفیت بالا نیاز دارند. این داده‌ها در یک مجموعه واحد ادغام شده و به صورت یکپارچه توسط شرکت‌ها نگهداری می‌شوند. بدین منظور راه‌اندازی یک برنامه مشترک تجاری و فناوری اطلاعات ضرورت دارد. این برنامه ارزش و اولویت داده‌ها را مشخص کرده و کیفیت آنها را اندازه‌گیری می‌کند و سپس اقدامات اصلاحی مورد نیاز را جهت کاهش ناخالصی داده‌ها و افزایش کیفیت آنها ارائه می‌دهد.

به عنوان مثال، تحقیقات انجام شده در مورد یک بانک نشان داده که در نتیجه بهبود کیفیت داده‌ها ۸۰۰ میلیون دلار مزایای بالقوه به سرمایه آن بانک اضافه شده است. در واقع این افزایش سرمایه در نتیجه ایجاد یک برنامه مشترک بین عملیات فناوری اطلاعات و معرفی یک ساختار قیمت‌گذاری مبتنی بر خدمات است که به منظور ارتقا کیفیت داده‌ها، شرکت‌ها را به دلیل استفاده مداوم از داده‌های قدیمی جریمه می‌کند.

ایجاد تحول در میزان سرعت بازآفرینی فناوری اطلاعات

هر برنامه‌ای به منظور اختراع یا بازآفرینی مجدد فناوری اطلاعات، باید بتواند به سرعت مزایای حاصل از تغییر را در کسب و کارها ایجاد کند. با این حال، ایجاد تغییر سریع در کل عملکرد فناوری اطلاعات در اکثر سازمان‌ها با توجه به میزان تغییرات مورد نیاز تقریباً غیرممکن است. معمولاً موفق‌ترین تحولات صورت گرفته به این شکل عمل می‌کنند که یک عملکرد جدید و پرسرعت را در کنار عملکرد قدیمی فناوری اطلاعات قرار می‌دهند. بر اساس این رویکرد، عملکرد جدید و پرسرعت فناوری اطلاعات ابتدا بر یک یا دو حوزه تجاری با ارزش تمرکز می‌کند. در واقع محدود کردن دامنه حوزه‌ها و اولویت‌بندی آنها این اجازه را می‌دهد تا فناوری اطلاعات طی ۱۸ ماه ابتدا برای این مناطق بازآفرینی شود و تأثیر خود را کامل ایجاد کند و سپس به بقیه حوزه‌ها و مناطق بسط پیدا کند.

یکی از مؤسسات مالی انگلستان این رویکرد را در زمینه بانکداری آنلاین برای مشتریان خود اتخاذ کرد. این بانک ابتدا یک دفتر توسعه جدید با هدف جذب استعدادهای برتر فناوری اطلاعات طراحی و افتتاح کرد. بعد از اینکه استعدادهای جدید با مهارت‌های لازم به این دفتر پیوستند، مؤسسه به سمت ایجاد یک تحول سریع حرکت کرد. درواقع ایجاد یک زیرساخت خدماتی پایدار جدید به فناوری اطلاعات اجازه می‌دهد تا سریعاً بتواند ویژگی‌های جدیدی را در رابطه با مشتریان ایجاد کند و به تقاضاهای جدید پاسخ دهد. این مؤسسه بعد از ۱۸ ماه این اقدامات و تحولات در عملکرد فناوری اطلاعات را در زمینه‌های دیگر نیز آغاز کرد.

به منظور ایجاد تحولات سریع موفقیت‌آمیز سه اقدام مهم و زیربنایی لازم است.

۱- ترکیب ذهنیت راه‌اندازی با مسئولیت‌پذیری سازمانی

ایجاد تغییرات سریع در بازآفرینی و عملکرد فناوری اطلاعات می‌تواند سازمان‌هایی را که از نوع قدیمی این فناوری استفاده می‌کنند با چالش مواجه کند. به عنوان مثال، در یک شرکت اروپایی که فقدان یک حکمرانی و واحد پاسخگویی دقیق بود، پروژه‌هایی حیاتی که هم شامل عملکردهای جدید و هم قدیمی فناوری اطلاعات می‌شدند آغاز شدند و این مسئله سبب ایجاد چالش‌ها و اختلالاتی شد و هر یک از عملکردها ادعا می‌کرد که دیگری مسئول مشکلاتی است که به وجود آمده است. به عنوان مثال برنامه‌های تلفن همراه در فروشگاه‌ها دچار مشکل شدند زیرا مسئولیت نگهداری آنها نامشخص بود و این مسئله سبب کاهش تقاضای تجاری و ایجاد عقب‌ماندگی و تأخیر غیرمنتظره شد.

ذهنیت و ایده راه‌اندازی عملکرد جدید با سرعت بالا در سازمان‌ها باید با طراحی ساختارهای پاسخگویی و مدیریتی دقیق همراه باشد. در واقع باید یک واحد پاسخگو بر هر دو عملکرد قدیم و جدید فناوری اطلاعات نظارت داشته باشد. در واقع عناصر مشترک بین عملکردهای قدیم و جدید مانند تخصیص بودجه باید به دقت طراحی شوند. اگرچه عملکرد جدید و پرسرعت یک ذهنیت نوپا را به ارمغان می‌آورد اما نیاز به یک حاکمیت سازمانی قوی با بررسی و توازن مناسب در مورد مدیریت تقاضا، معماری و مدیریت انتشار دارد.

۲- ایجاد تعادل در سبد فناوری اطلاعات

عملکرد جدید با سرعت بالا باعث افزایش سریع در منافع تجاری می‌شود اما تنها می‌تواند در شروع بر یک یا دو حوزه تجاری متمرکز شود. مدیران ارشد اطلاعاتی باید به منظور افزایش هرچه بیشتر منافع تجاری پروژه‌های پیچیده‌تری را در سایر زمینه‌های تجاری مانند ایجاد تغییرات در سیستم‌های پشتیبانی اصلی مانند مدل‌های جدید قیمت‌گذاری در دست اجرا درآورند.

۳- فناوری اطلاعات باید جز اولویت‌های اصلی مشاغل قرار گیرد

مدیرعامل و کل تیم اجرایی باید بازآفرینی مجدد فناوری اطلاعات را در اولویت اصلی کسب و کار قرار دهند. با توجه به اینکه دیجیتالی‌سازی در کنار مزایای خود آسیب‌ها و خطرات احتمالی هم دارد، ضروری است که آنها کل برنامه را تحت نظر داشته باشند. مهم‌تر از همه، مدیران اطلاعات باید با تهیه نقشه راه که از ابتدا ارزش و نتایج نهایی برنامه را ارائه می‌دهد، از حمایت اولیه رهبران تجاری برخوردار شوند. اگر این اتفاق نیفتد رهبران تجاری ممکن است بعدها و طی مراحل برنامه به دلیل ایجاد تأخیرات و هزینه‌های احتمالی تغییر مسیر بدهند و برنامه را رد کنند.

بسیاری از مقامات فعلی که در دنیای دیجیتال رقابت می‌کنند، اغلب خواسته‌های بی‌سابقه‌ای را در مورد ایجاد تغییرات سریع در عملکرد فناوری اطلاعات مطرح می‌کنند. اتخاذ رویکرد ایجاد سرعت می‌تواند فناوری اطلاعات را به یک منبع مزیت رقابتی تبدیل کند اما این امر مستلزم آن است که مدیران ارشد تحول را در اولویت خود قرار دهند. این مسئله باعث می‌شود شرکت‌های سنتی برای رقابت با مهاجمان دیجیتال در موقعیت بهتری قرار گیرند و یافته‌ها نشان می‌دهد که بسیاری از آنها روند طولانی بازآفرینی فناوری اطلاعات را آغاز کرده‌اند.